Actualmente, los eventos empresariales son una herramienta clave para el mundo de los negocios. Una empresa puede sacar provecho con la organización de eventos que empujen el propio crecimiento interior y al mismo tiempo informen al público y clientes sobre sus actividades y objetivos. Después de mostrarte Cómo organizar el comedor de un restaurante, ahora te presentamos cómo organizar un evento empresarial con éxito.
En el siguiente post hablaremos de:
– Como planear, realizar y evaluar un evento.
– Los recursos para promocionar una empresa.
-Las ventajas de elegir organizar un evento.
– Tareas a realizar antes, durante y después del evento.
Cómo organizar un evento empresarial
Desde una perspectiva empresarial, la organización y celebración de un evento puede ser útil tanto para la presentación de un nuevo producto, como para conseguir posicionarse en el mundo de los negocios.
Para promocionar sus productos y servicios, las empresas disponen de la siguentes recursos:
Televisión, Radio, Periódicos, Mailing, Redes Sociales y Eventos.
Con la decisión de organizar un evento, una empresa logra alcanzar una distinción y marca propia, asegurando unos resultados positivos. Cuando se pretende montar un evento, debemos planear una estructura y definir unas pautas muy claras para que obtengamos el resultado esperado y no surja ninguna adversidad. La manera más fácil y ordenada, es la de dividir nuestro evento en tres tiempos: antes, durante y después.
Antes del evento
Es el espacio destinado a planear y preparar el evento. El resultado final dependerá de las previsiones establecidas en esta parte del proceso. Debemos concretar:
- Definición del tipo de evento: Elegir evento en función de nuestro objetivos. Escoger según las necesidades de nuestra empresa y al público que queramos alcanzar. Puede tratarse de una conferencia, feria, concurso, exposición, comida, fiesta, etc.
- Elegir fecha y lugar: el sitio que elegimos debe reunir las condiciones necesarias para la realización del tipo de evento que hemos optado. Podemos elegir lugares públicos, cerrados o en el exterior o el alquiler de salas privadas. Al elegir una fecha, hemos de prevenir e informarnos de que no exista ningún otro acontecimiento del mismo sector o relacionado. Si nuestro evento tiene una durada de más de un día, debemos buscar y contactar con los hoteles de la zona para que nuestros trabajadores y público puedan hospedarse.
- Predecir los suministros y empresas de servicios que necesitaremos: Equipo de música, escenario, catering, mobiliario, camareros, productos de un solo uso, etc.
- Publicidad: definir qué vías utilizaremos para promocionar nuestro evento.
- Gestionar los costes: Medir cantidad, calidad, tiempo y costes reales con los que contamos.
Durante el evento
Cuando llega la fecha señalada todo debe estar bajo control y perfectamente estructurado.
- Control de todos los factores que integran el evento: División de encargados en cada sección.
- Cumplir con el horario establecido.
- Generalmente aunque no se trate concretamente de una comida o cena, siempre se destina una zona para ofrecer bebidas y alimentos. Debemos de disponer de suficientes vajillas, vasos, cubiertos y manteles de un solo uso para su suministro.
- Correcto servicio al público y presentar información sobre el producto o empresa.
Después del evento:
Momento de evaluar el éxito del evento y los beneficios conseguidos. Los trabajos a realizar después de la celebración son:
- Recogida y Limpieza de la sala o espacio público. Si se trata de un evento pequeño la limpieza la podemos efectuar nosotros mismos con los productos y utensilios de limpieza adecuados. Si hemos organizado un evento de grandes dimensiones, será conveniente contratar una empresa de limpieza.
- Evaluar tráfico del público y recursos consumidos y desechados.
- Estudio del eco que ha tenido nuestro evento y como ha afectado a la empresa y producto.
Hay que tener en cuenta que organizar un evento, no solo asegura el éxito de los objetivos marcados, sino que en la mayoría de los casos de trata de una opción más económica que cualquier tipo de publicidad. Si nuestro caso es el de una empresa pequeña que quiere empezar por organizar un evento local y de reducidas dimensiones, podemos montarlo nosotros mismos. Podemos emplear los productos de García de Pou, con los que cubriremos todas las necesidades de catering y tan solo tendremos que contratar cocineros, si no es que queremos preparar nosotros mismos los tentempiés. De esta forma podremos centrarnos únicamente en gestionar la parte de espectáculo o informativa.
Si este artículo te ha servido de ayuda para informarte de como organizar un evento empresarial, te invitamos a que lo compartas, así como a dejar tu opinión.